Het fundament: een actuele en volledige begroting

Een scenario doorrekenen begint altijd bij een solide begroting. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk werken veel besturen met begrotingen die deels zijn gebaseerd op aannames uit het vorige jaar, aangevuld met handmatige correcties. Zo'n begroting is een slechte basis voor scenarioplanning, zeker wanneer je werkt met een begrotingsmodel voor onderwijsinstellingen dat actuele gegevens vereist.

Wat je nodig hebt, is een begroting die is opgebouwd vanuit actuele gegevens. Dat betekent dat inkomsten en uitgaven zijn gekoppeld aan de bronnen die de werkelijke situatie weergeven. Denk aan de rijksbijdrage op basis van de meest recente bekostigingstelling, personeelskosten op basis van de actuele formatie en contracten, en huisvestingslasten op basis van de geldende afspraken.

Een voorbeeld: een schoolbestuur dat werkt met personeelskosten uit de vorige jaarrekening loopt al gauw duizenden euro's mis als er ondertussen functiewisselingen of salarisschaalstijgingen hebben plaatsgevonden. Datapas koppelt die gegevens direct aan de bronsystemen, zodat de begroting altijd vertrekt vanuit de actuele situatie.

Leerlingaantallen en bekostigingsprognoses

De rijksbijdrage voor een onderwijsinstelling is direct gekoppeld aan leerlingaantallen. Dat maakt leerlingendata tot een van de meest kritische invoergegevens voor scenarioplanning. Een verschil van vijftig leerlingen op een school van vijfhonderd heeft directe financiële gevolgen die je moet kunnen doorrekenen.

Je hebt minimaal drie typen gegevens nodig:

• De huidige leerlingtelling, bij voorkeur de meest recente bekostigingstelling van DUO.
• Een prognose van de verwachte leerlingontwikkeling voor de komende drie tot vijf jaar, intern opgesteld op basis van demografische gegevens of betrokken van externe bronnen.
• Inzicht in de bekostigingssystematiek: welk bedrag per leerling ontvang je in welk onderwijstype?

Met die drie elementen kun je berekenen wat het financiële effect is als de leerlingaantallen stijgen of dalen. Dat is de kern van een leerlingscenario. Wij zien dat besturen die deze koppeling eenmaal hebben ingericht, structureel beter voorbereid zijn op overleggen met de gemeente of de Raad van Toezicht.

Personeelsgegevens op het juiste detailniveau

Personeel vormt bij de meeste onderwijsinstellingen zeventig tot tachtig procent van de totale uitgaven. Dat maakt personeelsgegevens onmisbaar voor betrouwbare scenarioplanning. Toch is dit ook het onderdeel waar de meeste lacunes zitten.

Voor scenarioplanning heb je minimaal de volgende personeelsgegevens nodig:

• De huidige formatie uitgedrukt in fte per functiecategorie.
• De bijbehorende salarisschalen en periodieken.
• De verwachte in- en uitstroom op basis van contracten en pensioenleeftijden.
• De kosten van vervanging bij verzuim.

Met die gegevens kun je doorrekenen wat het effect is van een formatiewijziging, een cao-loonstijging of een hoger verzuimpercentage.

Een concreet voorbeeld: als een cao-loonstijging van twee procent wordt doorgerekend over een formatie van veertig fte, weet je binnen een minuut wat dat betekent voor het exploitatieresultaat. Zonder die personeelsgegevens op het juiste detailniveau is zo'n berekening een schattingsexercitie. Met de juiste data is het een betrouwbaar getal.

Huisvestings- en materiële kosten als variabele

Naast personeel zijn huisvestings- en materiële kosten de tweede grote uitgavenpost. Deze kosten zijn minder variabel dan personeelskosten, maar ze zijn wel degelijk relevant voor scenarioplanning. Zeker als je nadenkt over groei, krimp of een nieuwbouwplan.

De gegevens die je minimaal nodig hebt:

• De huidige contracten voor huur of onderhoud inclusief looptijden en indexeringsclausules.
• De energiekosten met de bijbehorende contractbasis.
• De afschrijvingen op inventaris en ICT-middelen.

Die laatste post wordt door besturen regelmatig onderschat in scenario's, terwijl vervangingsinvesteringen een aanzienlijke impact kunnen hebben op de liquiditeit.

Een bestuur dat overweegt een tweede locatie te openen, moet kunnen doorrekenen wat de vaste lasten van die locatie betekenen voor de totale exploitatie. Dat vraagt om gedetailleerde huisvestingsdata, niet om een globale schatting. Datapas helpt instellingen om die gegevens overzichtelijk te structureren, zodat ze bruikbaar zijn als input voor scenario's.

Historische realisatiedata als ijkpunt

Scenario's zijn sterker als je ze kunt vergelijken met wat er in het verleden daadwerkelijk is gerealiseerd. Historische realisatiedata geeft je twee dingen: een ijkpunt voor de betrouwbaarheid van je aannames en inzicht in structurele afwijkingen tussen begroting en werkelijkheid.

Als je elk jaar vijf procent meer uitgeeft aan vervanging dan begroot, dan is dat geen toeval. Dat is een patroon dat je moet verwerken in je toekomstscenario's. Zonder historische data loop je het risico dat je dezelfde systematische onderschatting blijft herhalen.

Wij adviseren besturen om minimaal drie jaar aan realisatiedata beschikbaar te hebben voor scenarioplanning. Daarmee heb je genoeg historische context om trends te herkennen en aannames te onderbouwen. Datapas maakt het mogelijk om die historische data te koppelen aan het huidige begrotingsmodel, zodat vergelijken geen handmatig werk meer is.

De rol van externe variabelen in je scenario's

Naast de interne gegevens zijn er externe variabelen die je begroting beïnvloeden maar die je niet zelf kunt sturen. Denk aan cao-afspraken, rijksbeleid rond bekostiging, energieprijzen en demografische ontwikkelingen in de regio. Die variabelen moet je expliciet benoemen in je scenario's.

De manier om externe variabelen te verwerken, is door ze te definiëren als aanpasbare parameters. Je stelt een basisscenario vast met de meest waarschijnlijke waarden en je maakt een optimistisch en een pessimistisch scenario op basis van bandbreedtes. Die aanpak geeft de Raad van Toezicht of het college van bestuur een realistisch beeld van de financiële risico's.

Een voorbeeld: als de energieprijzen met dertig procent stijgen ten opzichte van het basisscenario, wat is dan het effect op het exploitatieresultaat? Met de juiste datastructuur beantwoord je die vraag in een paar stappen. Zonder die structuur kost het een dag rekenwerk.

Begin met wat je hebt, maar weet wat je mist

Betrouwbare scenarioplanning vraagt geen perfect systeem op dag één. Het vraagt om inzicht in welke gegevens je al hebt, welke ontbreken en welke aannames je maakt. Zodra je dat weet, kun je stapsgewijs toewerken naar een solide datastructuur.

Wil je weten hoe Datapas jouw instelling helpt bij het structureren van begrotingsdata voor scenarioplanning? Bekijk ons aanbod op datapas.nl of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen over de gegevens die je nodig hebt om betrouwbare scenario's in je schoolbegroting door te rekenen

Welke bronsystemen leveren de benodigde gegevens aan?

De gegevens voor scenarioplanning komen uit meerdere systemen. Personeelsdata komt doorgaans uit het salarisadministratiesysteem en het formatieplaatjesmodel. Leerlingendata komt uit het leerlingbeheersysteem en de bekostigingstelling van DUO. Financiële realisatiedata komt uit de financiële administratie. Het koppelen van die bronnen is een van de belangrijkste stappen naar betrouwbare scenarioplanning.

Hoe gedetailleerd moet de formatie zijn voor scenarioplanning?

Voor een betrouwbaar personeelsscenario heb je de formatie nodig op het niveau van functiecategorie, salarisschaal en fte. Een totaalbedrag per school is onvoldoende. Als je een cao-loonstijging wilt doorrekenen, moet je weten hoeveel fte in welke schaal zit. Zonder dat detailniveau zijn je uitkomsten te onnauwkeurig om er beslissingen op te baseren.

Hoe lang duurt het om de benodigde gegevens beschikbaar te hebben?

Dat hangt af van hoe de bronsystemen zijn ingericht en of er al koppelingen bestaan. Instellingen die werken met losse spreadsheets hebben meer voorbereidingstijd nodig dan instellingen die al werken met een geïntegreerd systeem. Wij zien in de praktijk dat de eerste werkbare datastructuur voor scenarioplanning binnen enkele weken gereed kan zijn, mits de bronsystemen toegankelijk zijn en de gegevens op orde zijn.